Bugün çok netameli ama sık karşılaşılan bir durumla ilgili yazmak istedim. Bazı konuların “Şuyuu, vukuundan beterdir” denir, yani konuşulması gerçekleşmesinden kötüdür. İşletmelerde “İç Kontrol Sistemi” bulunması ve bu kapsamda görülebilecek muhtemel personel problemleri konusunun çoğu zaman atlandığını ve bir kısım firmaların yaşadıkları sıkıntılarda ciddi payı olduğuna şahit olmuşumdur.

Tüm yazdıklarımın 30 yılı aşan meslek hayatımın çoğunluğunu yönetici olarak geçirdiğimi dikkate alarak okunmasını rica ediyorum. Konu oldukça uzun ve pek çok detayı olmakla birlikte, özetlemeye gayret edeceğim.

Firma sahiplerinin, alacak tahsilatı, borç ödemesi, devletle olan ilişkiler gibi takip edecekleri pek çok husus var malumunuz. O konularla ilgili çok kişi kafa yormuş, çeşitli tecrübeler edinmiş, pek çok yazılar okumuştur. Bu konular genellikle firmanın dışındaki ilişkilerinin yönetimiyle bağlantılıdır.

Firmanın iç işlemlerinde pek dikkat edilmediğini gördüğüm bir alan var. Özellikle firma büyüdükçe patronun kontrolünde, işinde tecrübeli birisi tarafından düzenli takibi gereken çok önemli bir mekanizma olan “iç kontrol” işlemleridir. Bankalar başta olmak üzere belli ölçeğin üzerindeki tüm kurum ve kuruluşlar bu iş için ayrı birimler açmış, özel yetiştirilmiş personel istihdam etmektedirler. Teftiş kurullarının ve müfettişlerin fonksiyonuna yakın ama farklı bir pozisyonda çalışırlar.

Firma sahiplerinin özellikle beyaz yakalı olarak tabir edilen nispeten firma hiyerarşisinde (emir-komuta-yetki dizilimi) üst görevlerde olan çalışanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarıyla ilgili belli şartlarla sınırlı takipte kalması ve özellikle firmayı etkileyebilecek sonuçların önceden görülerek tedbir alınması zaruridir.

Bazı personelin hatalı yollara yönelmesi, kendisini, ailesini ve hatta firmasını zor durumda bırakması pekâlâ mümkündür ve maalesef düşündüğünüzden de sık rastlanır. Genelde firma sahipleri tarafından firma itibarı da düşünülerek örtbas edildiğinden az duyulur.

Anlatacağım şeyler, “erken uyarı sinyalleri” olarak dikkate alınmalıdır.

Bahse konu çalışan, genellikle aile gelirinin üzerinde harcama yaparak, bütçesinin üzerinde bir hayat yaşayarak ilk işaretleri verir. İmkânı üzerinde evlerde oturmak, aynı şekilde günlük harcamaların (kıyafet, yemek, gezi vs) hesapsızca yapılması gibi adımlar devamında gelir. Atalarımız, “Ayağını yorganına göre uzat” demişler. İlave olarak özellikle şahsi bazı zafiyetleri varsa (sürekli içkili mekânlara gitmek, kumar ve türevi oyun merakı vb) süreç oldukça hızlanır.

Potansiyel problemli personel, öncelikle –varsa- birikimlerini tüketir, sonra kredi limitlerini (Bireysel kredi, kredi kartı, KMH/Ek hesap vb) doldurur, sonra arkadaşlarından emanet ister, olmadı onlara kredi çektirip (Dolaylı borçlanma) kendisi ödemeye çalışır. Muhasebe servisinden sık sık diğer personelin evraklarını temin etmeye çalışır.

Özellikle iş barışı ve firma çalışanlarının uyumluluğu/İş barışı bakımından dolaylı borçlanmanın çok ciddi zararlar getirebileceği, kurum/kuruluş başarısını azaltacağı unutulmamalıdır.

Daha sonraki aşamalarda, -eğer pozisyonu gereği muhatapsa- müşteri ve/veya tedarikçilerle şahsi borç/alacak ilişkisi oluşturmaya çalışır. Bunun sonucu genellikle ilgili müşteri ya da tedarikçi kaybedilir, bazen de firma/kuruluş aleyhine, muhatap lehine bir takım tavizler verilir, hatta firma zararı bile oluşabilir.

Erken uyarı sinyalleri veren kritik pozisyondaki personelin, ilk işe girişinde istenen belgelerinin arasında (elbette Kişisel Verileri Koruma Kanununa dikkat ederek) Kredi Kayıt Bürosu (KKB) Sorgusu, FİNDEX sorgusu, Türkiye Bankalar Birliği Risk İzleme sorgusu benzeri istihbarat kaynaklarından temin edilecek kayıtlar alınmalı, personel tarafından makul izahlar yapılamayan durumlarda işe alma kararında çok dikkatli olunmalıdır.

Özellikle firmanın mali anlamda yetkililerinin belli aralıklarla takibi gerekir. Yukarıda sayılan kaynaklar haricinde ileri aşamada elbette ihtarname, haciz vs gibi daha açık işaretler de dikkate alınmalıdır.

Çalışan memnuniyeti elbette önemlidir, hatta pazarlamada “iç müşteri” olarak tanımlanır. Son tahlilde, işletmenin faaliyetine devam etmesi hayatîdir ve işletme olmazsa çalışanın bir kapısı kapanmış olacaktır.

Firma sahibinin ya da patron vekili durumundaki yöneticinin, saydığım hususlarda dikkatli ve özenli davranması, hem iş barışı, hem kârlılık hem de süreklilik açısından olmazsa olmazlardandır.